Dieser Beitrag soll erläutern, wie mit der Webansicht von N2F ein Antrag gestellt wird.
Inhalt
Übersicht Webansicht
Wenn die Webseite von N2F mit dem PC geöffnet wird, gelangt man immer auf die Startseite.
Auf der Startseite werden einige graphische Darstellungen zu eingereichten Anträgen angezeigt.
Außerdem kann bereits über die Startseite ein neuer Antrag angelegt werden (4).
In der schwarzen Menüleiste kann man durch das Menü navigieren. Durch das Haus (1) gelangt man stehts zur Startseite. Unter "Meine Abrechnungen" (2) gelangt man zu seinen Anträgen.
Ganz oben rechts gelangt man zu seinem eigenen Profil (3).
Antrag stellen:
Klickt man auf "Meine Abrechnungen", so wird zu einer weiteren Ansicht navigiert.
Auf der linken Seite hat man ein kleines Filtermenü (1), durch das man in der Hauptansicht (2) seine Anträge sortieren und filtern kann. Durch den grünen Block, in dem ein + und "Neue Reisekostenabrechnung" (3) steht, können Anträge angelegt werden.
Sind Anträge angelegt, so werden diese mittig im Fenster abgebildet. Dort werden in Spalten folgende Informationen dargestellt: Status, Antragsnummer (Nr.), Bezeichnung der Reisekostenabrechnung (Reisekostenabrechnung), die Anzahl der Positionen in einem Antrag (Reisekosten), die Höhe des Gesamtbetrags (Betrag), eine Hinweisspalte, in der Informationen zu doppelten Anträgen, zu Limit-Überschreitungen stehen können und eine Symbolspalte.
Will man nun eine Reisekostenabrechnung anlegen, gelangt man über das grüne Rechteck zu einer weiteren Ansicht, in der man die einzelnen Belege hochladen kann.
Im Titel (1) kann man den Antrag benennen. Mit dem grünen Rechteck, in dem "Neue Reisekosten"(3) steht, können Belege, Kilometerpauschalen, Tagesgelder, usw. angelegt werden. Mit dem Mülleimer (4) kann man den gesamten Antrag löschen. Unter 2 kann man die Ansicht anpassen.
Wenn man nun Reisekosten dem Beleg hinzufügen möchte, dann erscheint ein Fenster, in dem Kategorien aufgeführt werden. Im folgenden werden Kilometerpauschalen beantragt.
Wählt man eine Kategorie aus, wird erneut ein neues Fenster geöffnet.
Kilometerpauschale:
Hier werden nun alle Daten eingetragen.
Zuerst kann die Reise benannt/beschrieben werden (1).
Man hat die Möglichkeit, eine Strecke über Google Maps anzugeben. Dann wird die Strecke durch Google Maps berechnet (2). Sollte man eine alternative Strecke gefahren sein, so kann man den Weg im Feld "Entfernung" (4) anpassen. Das Feld wird sonst automatisch durch die Eingaben in dem Feld für Google Maps ausgefüllt.
Unter "Bevorzugte Strecken" (3) kann man beim Benutzer hinterlegte Strecken auswählen.
Wurden alle Eingaben getätigt, müssen diese noch gespeichert werden.
Unter dem Feld "Aktionen" können weitere Aktionen durchgeführt werden.
Nachdem dem Antrag Positionen hinzugefügt wurden, erscheinen in dem Ansichtsfenster für den Antrag weitere Felder. Unter 1 kann von den Eingaben für eine persönliche Ablage eine PDF exportiert werden. Unter 2 kann der Antrag, wenn alle Reisekosten eingetragen sind, eingereicht werden. Diese landen dann beim Vorgesetzten zur Prüfung.
Und unter 3 wird der Gesamtbetrag angezeigt.
Wird der Antrag eingereicht, kann man den Workflow in der Ansicht "Meine Abrechnungen" verfolgen.
Wurde der Antrag eingereicht, ändert sich erneut die Ansicht. Man hat nun die Möglichkeit, wenn man wie im unten gezeigten Beispiel ein Duplikat eingereicht hat, diesen wieder zurückzurufen (1). In der zweiten Zeile ist ein Symbol erschienen, welches auf ein Duplikat hinweist (3).
Symbol für Duplikat.
Vom System bemerkte Duplikate werden im gesamten Workflow angezeigt. Diese sind dem Vorgesetzten als auch der Buchhaltung ersichtlich. In einem solchen Fall kann der Mitarbeiter selbstständig und proaktiv Korrekturen durchführen.
Belege hochladen (Kategorie: Bewirtung):
Wählt man in einem Reisekostenantrag die Reisekostenkategorie Bewirtung, so hat man da die Möglichkeit, Belege in das rechte Feld hineinzuziehen (1).
Die Belege werden auch hier mittels Smart Scan ausgelesen und die Felder werden automatisch befüllt.
Alternativ können die Felder manuell ausgefüllt werden (2).
Für Vorgesetzte
Antrag annehmen:
Eingereichte Beiträge erschienen beim Vorgesetzten unter der Ansicht "Genehmigung".
Im Fenster "Genehmigungen" werden alle Anträge angezeigt, die von den Mitarbeitern eingereicht wurden die dem Vorgesetzten unterstehen.
Man findet eine Auflistung der Mitarbeiter mit den Informationen zum Antrag.
Unter 2 wird dem Vorgesetzten mittgeteilt dass in dem Antrag ein Duplikat existiert.
Anträge können in der Übersicht genehmigt werden, als auch im Antrag selbst.
Anträge lassen sich einsehen, sodass jede Position sichtbar wird.
Auch hier wird das Duplikat in dem Antrag markiert.
Mit einem klick auf eine Position, kann diese ebenfalls eingesehen werden. Hier erhält der Vorgesetzte weitere, detailliertere Informationen.
Unter 1 bekommt der Vorgesetzte erneut die Information, dass ein Duplikat existiert.
Unter 2 wird die Position des Duplikats angezeigt.
Ganz unten unter 3 kann die einzelne Prüfung als "geprüft" markiert werden.
Antrag Ablehnen:
Für den Fall, dass eine Ausgabe der Abrechnung dem Vorgesetzten als nicht gerechtfertigt
erscheint, kann er dessen Erstattung verweigern durch Deaktivieren der Option
„Zurückerstattbar“.
Eine Ablehnung erfolgt auf Ebene der gesamten Abrechnung (nicht auf Ausgaben),
indem Sie auf den roten Daumen klicken.
Es muss ein Grund für die Ablehnung eingegeben werden, der dem einreichenden
Mitarbeiter per E-Mail zugesendet wird.
Die gesamte Abrechnung wird abgelehnt und der Mitarbeiter muss das Problem
korrigieren und seine Abrechnung erneut einreichen, um den Bearbeitungsprozess
neu zu starten.
Nach der Ablehnung verschwindet die Abrechnung aus der Liste im Fenster
„Genehmigung“.
Vorgänge und Positionen können durch den Manager (Vorgesetzten) nicht gelöscht werden.
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