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Wie kann man freigegebene Daten/Ordner von ausgeschiedenen Mitarbeitern einsehen und ggf. anpassen?
Begriffserklärungen
SharePoint: SharePoint ist ein sicherer Ort zum Speichern, Strukturieren und Freigeben von sowie zum Zugreifen auf Informationen von nahezu allen Geräten. SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen, die Zugriff darauf benötigen, hochladen können.
OneDrive: Sie können auch über einen eigenen Speicherplatz - OneDrive - verfügen. Die darauf hochgeladenen Dokumente oder Dateien sind für andere nicht sichtbar, bis Sie freigegeben werden oder anderen Benutzern Zugriff auf das entsprechende Dokument gewährt wird.
Wichtige Infos:
- OneDrive Business: Daten werden in der EU, bei neuen Konten in Deutschland gespeichert.
- OneDrive private: Daten werden in den USA gespeichert.
- Speicherkapazität beträgt 1 TB
- Teams und OneDrive sind miteinander verknüpft. Dateien die in Teams geteilt werden landen in einem Ordner im OneDrive
- Outlook ist mit OneDrive verknüpft. Outlook bietet bei Dateianhängen eine Mail zuerst einen Link an -> Aktuell noch nicht bei uns, da noch kein Exchange online genutzt wird.
- OneDrive ist ein Teil vom SharePoint. SharePoint dient der Teamarbeit OneDrive der Einzelarbeit.
- Bei langsamer Internetbandbreite starten Anwendungen sehr langsam, da beim starten stehts mit der Cloud synchronisiert wird. Bei Arbeiten unterwegs (Beispiel Bahn) lokale Daten offline starten.
- Aktives Speichern ist bei Dateien die im OneDrive liegen nicht notwendig. Jede Änderung wird im Hintergrund gespeichert.
Wie öffne ich OneDrive ?
1. Icon in der Taskleiste anklicken.
Wählen zwischen lokalem Windows Dateiexplorer oder Webansicht.
2. Dateiexplorer öffnen.
3. Webansicht im Browser öffnen:
- Browser starten.
- Im Browser Fläche mit 9 Punkte anklicken und OneDrive öffnen.
Erläuterung zu den Unterschiedlichen Anwendungen (Windows Dateiexplorer/Webansicht)
Windows Dateiexplorer
Im Dateiexplorer werden alle in OneDrive enthaltene Dateien und Ordner angezeigt. Dateien und Ordner die in der Cloud und lokal gespeichert sind. Der Dateiexplorer dient dem Singlemodus.
Im Dateiexplorer wird nicht angezeigt wer Dateien geteilt hat. Der Dateiexplorer liefert weniger Informationen als die Webansicht.
Folgende Symbole werden im Dateiexplorer angezeigt:
| Datei ist lokal und in der Cloud gespeichert. | |
| Datei ist in der Cloud gespeichert. | |
| Datei ist lokal und in der Cloud gespeichert. Löschen durch Aufräumen-Regel ist ausgeschlossen. | |
| Datei ist nur in der Cloud gespeichert. Datei wird mit anderen geteilt. | |
| Datei ist nur in der Cloud gespeichert. Datei wird von anderen geteilt. | |
| Synchronisation |
Funktionen im Windows Dateiexplorer
Mit Rechtsklick auf eine Datei oder in die weiße Fläche öffnet sich das Untermenü mit einigen nützlichen Funktionen.
Teilen: Teilt das Dokument mit Personen.
Online Anzeigen: Öffnet die Datei in der Webanwendung.
Versionsverlauf: Zeigt frühere Versionen. Bis zu 500 Versionen werden gespeichert.
Immer auf diesem Gerät beibehalten: Die Datei wird dauerhaft lokal gespeichert.
Speicherplatz freigeben: Die Datei wird lokal gelöscht. Die Datei bleibt in der Cloud bestehen.
Webansicht
Die Webansicht bietet mehr Möglichkeiten als der Dateiexplorer. Die Webansicht ist er Teammodus. Geteilte Dateien lassen sich hier einsehen und verwalten. In der Webansicht kann eingesehen werden, mit wem und von wem Dateien geteilt werden. Außerdem können hier in einem übersichtlichen Format Berechtigungen vergeben werden. Über das teilen und vergeben von Berechtigungen sehen Sie bitte den Beitrag "OneDrive Teilen und Berechtigen".
Unter dem Reiter "Geteilt" werden alle Ordner und Dateien aufgeführt die geteilt werden. Folgende Informationen werden zu geteilten Dateien und Ordner geliefert. Man sieht die Bezeichnung, den Dateipfad, das Datum wann die Datei geteilt wurde und von wem diese geteilt wurde. Mit einem Doppelklick lässt sich der Ordner oder die Datei öffnen. Dateien werden in der Webanwendung geöffnet.
Wenn die Datei markiert wird, erscheinen 3 Untermenüpunkte.
Die Datei lässt sich hierrüber mit weiteren Personen teilen, die Datei oder der Ordner lässt sich mit dem Dateiexplorer verknüpfen, oder aufknüpfen und die drei Striche bieten weiter Möglichkeiten.
Die selben Möglichkeiten werden auch als Menü über der Kopfzeile angezeigt.
Teilen
Teilen in der Webansicht
Dateien/Ordner die sich in der OneDrive Cloud befinden, können mit anderen Personen geteilt werden. Voraussetzung ist immer, dass die Datei/Ordner im OneDrive hochgeladen ist. Dabei wird jedoch stehts eine Verknüpfung mittels eines Links an die entsprechende Person gesendet.
Wenn eine Datei/Ordner markiert ist, lässt sich die Datei mit einem Klick auf das Teilen-Symbol oder über das Menü über der Kopfzeile mit beliebigen Personen teilen.
Es wird nun ein Fenster geöffnet in dem die Personen mit denen die Datei/der Ordner geteilt werden soll eingetragen werden können:
Rechts, neben dem Eingabefeld für die Personen, befindet sich ein Symbol, welches einen durchgestrichenen Stift darstellt. Über den Pfeil lässt sich ein Untermenü öffnen, indem die Berechtigungen für die Personen bestimmt werden.
Mit einem Klick auf "Senden" wird ein Link per E-Mail an die Personen gesendet. Öffnen die Personen den Link, wird die Datei in der Webanwendung geöffnet.
Unterschiede beim teilen von Ordner und Dateien
Geteilte Dateien: Personen bekommen Berechtigung die Datei zu öffnen und einzusehen , oder auch zu bearbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert und bei allen Personen aktualisiert.
Geteilte Ordner: Inhalt der Ordner wird mit allen Personen geteilt. Werden Dateien entnommen oder hinzugefügt, werden diese bei allen Personen synchronisiert und aktualisiert.
Anzeige von geteilten Dateien und Ordnern
Geteilte Dokumente werden im Fenster "Geteilt" angezeigt.
Hier wird nach "Mit Ihnen geteilt" und "Von Ihnen geteilt" unterschieden.
Im grauen Kasten erschienen Dateien, die von anderen Personen häufig bearbeitet werden.
"Mit Ihnen geteilte" Dateien können mit dem Dateiexplorer von Windows verknüpft werden. Dazu muss eine oder mehrere Dateien/Ordner markiert werden. Anschließend mit einem Klick auf "Verknüpfung zu "Meine Dateien" hinzufügen".
Da es sich bei den geteilten Dateien um Verknüpfungen handelt, können die verknüpften Dateien und Ordner im Dateiexplorer umbenannt werden.
Teilen im Dateiexplorer
Rechtklick auf die Datei oder den Ordner und "Teilen" auswählen.
Es erscheint wieder das Fenster für die Auswahl der berechtigten Personen.
Mit "Senden" wird der Link an die ausgewählten Personen versendet.
Teilen mit externen Organisationen
Für die Navigation zum Teilen Fenster bitte Anweisung "One Drive Teilen " lesen.
Zum Teilen von Dateien und Ordnern mit Personen außerhalb der Organisation muss wie gehabt die Zieladresse eingegeben werden.
Anschließend muss die Berechtigung geändert werden. Um den Link mit Personen außerhalb der Organisation zu Teilen bitte auf das Stiftsymbol klicken und das Untermenü "Linkeinstellungen" öffnen.
Um einen Link mit Personen außerhalb der Organisationen teilen zu können muss hier entweder "Jeder mit dem Link" oder "Bestimmte Personen" ausgewählt werden. Unter "Weitere Eistellungen" kann die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt werden.
Der Unterschied zwischen "Jeder mit dem Link" und "Bestimmte Personen" liegt darin, dass bei "Jeder mit dem Link" der Link ohne Einschränkung verteilt werden kann. Externe können den Link verteilen und driite Personen haben Zugriff auf die Dateien oder Ordner. Außerdem lässt sich eine zeitliche Befristung einstellen.
Beim Teilen mit "Bestimmte Personen" haben externe Personen zeitlich unbefristeten Zugang zu der geteilten Datei. Außerdem haben dritte keinen Zugriff auf die Datei, auch wenn der Link vorhanden sein sollte.
Beim Teilen mit externen Organisationen sollte stehts die Option nur "Bestimmte Personen" ausgewählt werden.
Synchronisationsfehler
Bei Synchronisationsfehlern können folgende Lösungswege helfen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneDrive-Symbol in der Taskleiste und wählen Sie die "Eigenschaften" aus. Unter dem Reiter "Konto" können Sie nun die zu synchronisierenden Dateien auswählen. Wird die Synchronisation beendet, lassen sich die Daten bearbeiten.
- Alternativ können Sie Ihr Konto trennen und erneut verbinden. Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Verknüpfung von OneDrive aufheben". Ihre Daten bleiben dabei in der Regel auf dem Computer erhalten. Dennoch sollten Sie sicherheitshalber eine Kopie der Daten anfertigen, die noch nicht hochgeladen wurden.
- Besteht das Problem nur bei einer Datei, vergeben Sie einfach einen neuen Namen. Das kann in einigen Fällen schon Wunder bewirken.
- Auch ein Neustart von Windows kann helfen. So werden kleine Fehler im Zwischenspeicher gelöscht.
- Sollten die Lösungsansätze keine Hilfe bringen kontaktieren Sie die IT Abteilung.
Wie kann man freigegebene Daten/Ordner von ausgeschiedenen Mitarbeitern einsehen und ggf. anpassen?
Im M365-Adminportal kann ein Administrator bei dem ausgeschiedenen Mitarbeiter im Reiter "OneDrive" auf den Link "Link zu Dateien erstellen" klicken:
Der dann erstellte Link für zum OneDrive des ehemaligen Mitarbeiters. Dort hat man dann die Möglichkeit, sich alle Freigaben etc. anzuschauen und anzupassen:
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