Unternehmensleitfaden

Inhaltsverzeichnis

1. Begrüßung

2. Unternehmensgruppe / -struktur

1. Firmen
2. Unternehmensphilosophie /-strategie
3. Kennzahlen
4. Historie
5. Organigramm
6. Zertifizierung
7. Auszeichnungen

3. Marketing

1. Sortimentsportfolio
2. Organigramm
3. Einarbeitung in die Marken
4. PowerPoint-Vorlage

4. Allgemeine Regelungen / Vereinbarungen

1. Arbeitsunfähigkeit / Krankheit
2. Arbeitsunfall
3. Arbeitszeit
4. Urlaubsregelung
5. Poolfahrzeuge
6. Dienstreisen, Fahrtkosten, Reisekosten und Spesen
7. Visitenkarten
8. IT-Ticketsystem
9. smartINVOICE - Rechnungsfreigabe
10. Buchungsleitfaden und Freigabegrenzen
11. Hinweisgebersystem (Whistleblower-Gesetz)
12. IT-Security-Maßnahmen

5. Standort Oelde

Arbeitszeiten Oelde

1. Pausen
2. Überstundenregelung
3. Parkplätze
4. Sicherheitsvorkehrungen / Erste Hilfe
5. Konferenzräume
6. Getränke und Speisen
7. Reinigung
8. Rauchen
9. Ansprechpartner

6. Standort Rinteln

1. Arbeitszeiten Rinteln
2. Pausen
3. Berufsbekleidung
4. Getränke
5. Kantine
6. Ansprechpartner

7. Außendienst

1. Allgemeine Regelungen
2. Dienstfahrzeuge

8. Benefits / Freiwillige Aufwendungen / Sozialleistungen

1. Mitarbeiterpreise / Kauf von Produkten
2. Gratisflaschen
3. Jobrad – Dienstfahrrad
4. Mitarbeiterangebote – Corporate Benefits
5. Freud- und Leidkasse
6. Sonderzulagen & Präsente

9. Sonstige Ansprechpartner

 

Begrüßung

Herzlich Willkommen in der Welt der Unternehmensgruppe Schwarze!

Damit Sie sich schnell und unkompliziert in der Unternehmensgruppe zurechtfinden, bekommen Sie mit diesem Boarding-Handbuch alle wichtigen Informationen bereitgestellt, die Ihren Start und Ihre alltäglichen Fragen zu generellen, bereichs- oder standortbezogenen Rahmenbedingungen beantworten.

Selbstverständlich stehen Ihnen Ihr Vorgesetzter, wie auch alle weiteren Kolleginnen und Kollegen, mit Rat und Tat zur Verfügung.

Unternehmensgruppe / -struktur

1. Unternehmen

• Schwarze und Schlichte GmbH & Co. KG (Herstellung, Export, Verwaltung [Finanzen, IT])
• Westenhorst GmbH & Co. KG (Immobilien- und Vermögensgesellschaft)

2. Unternehmensphilosophie /-strategie

• „Unsere Unternehmensstrategie basiert auf einem Fundament aus Stammmarken. Eigene Innovationen, Markenzukäufe und strategische Import und Export Allianzen.“ (Friedrich Schwarze)
• Darüber hinaus produzieren wir für einige Kunden in Lohnherstellung.

3. Kennzahlen

• Gründung: 1664 (In 13. Generation im Familienbesitz)
• Gesellschafter: Familie Schwarze (5 Geschwister)
• Geschäftsführer: Katharina Schwarze, Dirk Hasenbein
• Standorte: Oelde (Hauptverwaltung), Rinteln (Produktionswerk), Hamburg (Gin-Herstellung)
• Anzahl Mitarbeiter:  > 130
• Konzernumsatz:  > 150 Mio. Euro

4. Historie

• 1664 Firmengründung: Gründung der Muttergesellschaft im münsterländischen Westkirchen (Beleg durch urkundliche Erwähnung in den Kirchenarchiven des Jahres 1664)
• 1989 Fusion mit Schlichte: Übernahme der Produktion und Marken (u.a. Bärenjäger, Kosaken-Kaffee, Leibwächter, Original Schlichte Steinhäger) von der Traditionsbrennerei H.W. Schlichte in Steinhagen.
• 2003 Standort Rinteln: Erwerb der Produktionsstätte der Fa. Racke in Rinteln. Verdreifachung des Produktionsvolumens; Übernahme der Marken (Dujardin Imperial, Racke Rauchzart, Uerdinger); Einstieg ins Exportgeschäft
• 2008 Three Sixty Vodka: Vertrieb der Marke Three Sixty Vodka im LEH für die Fa. MBG, Paderborn.
• 2010 Three Sixty Vodka: Erwerb der Marke Three Sixty Vodka von der Fa. MBG, Paderborn.
• 2017 Licor 43: Gründung eines Vertriebs-Joint-Ventures (Schwarze und Schlichte GmbH) mit der Fa. Diego Zamora aus Spanien
• 2018 diverse Markenübernahmen: Erwerb der Marke SHATLER’s; Erwerb der Marke WOLLBRINK; Erwerb der Marken Ratzeputz, Heidegeist, Ratzingwer von der Fa. Baland in Celle (zuvor Produktion und Vertrieb in Lizenz)
• 2019 Three Sixty Vodka Gastronomie: Beendigung der Vertriebskooperation für den Bereich Gastronomie mit der Fa. MBG, Paderborn und Ausführung in Eigenregie. Übernahme des Vertriebs der Three Sixty Vodka RTD Dosen von der Fa. MBG, Paderborn
• 2020 Relaunches / Neueinführungen: SHATRLER: Umstellung von dem CartoCan zur Slim-Dose (250 ml); Three Sixty Vodka RTD: Design-Relaunch Dose (330 ml); Three Sixty Energy wird gelauncht
• 2021 Déjà-Vu / Ferdinand‘s: Launch des Aperitifs Déjà-Vu Oriental in der Gastronomie; Distribution von Ferdinand’s (Gin und Vermouth) der Fa. Capulet & Montague Ltd., Saarbrücken
• 2022 Soda Libre Markenerwerb; THREE SIXTY ist Marktführer im Premium-Vodka-Segment
• 2023 Übernahme Hamburg Distilling Company HDC GmbH mit den Marken KNUT HANSEN und RON PIET
• 2025 Übernahme der deutschlandweiten Vertriebsrechte für Molinari und Limoncello DiCapri
• 2026 Übernahme der deutschlandweiten Vertriebsrechte für Proximo (Bushmills, 1800 Tequila, Jose Cuervo Tequila, Proper No. 12, The Kraken Rum)

5. Organigramm

6. Zertifizierungen

• IHK Ausbildungsbetrieb: Bereits seit vielen Jahren investieren wir nachhaltig in die Ausbildung von jungen Erwachsenen und unterstützen sie somit bei ihrem Start ins Berufsleben. Unser Ausbildungsbeauftragter Frau Kirstin Maser (02522/9302-281, [e-mail]) unterstützt die Auszubildenden bei allen Fragen rund um ihre Ausbildung im Unternehmen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen erstellt Frau Maser einen abwechslungsreichen Ausbildungsplan zusammen, damit die Auszubildenden einen Einblick in nahezu alle Abteilungen, Bereiche und Vorgehensweisen erhalten.
• In den folgenden Ausbildungsberufen sind und waren wir bisher tätig:
  • Industriekaufmann/-frau
  • Destillateur/-in
  • Fachinformatiker/-in – Systemintegration

IFS Food:

• Zur Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität unserer Produkte, durchläuft unser Produktionswerk in Rinteln jährlich die Auditierung des IFS Food Standard. Die Auditierung wird seit Jahren auf „Höheren Niveau“ bestanden und dokumentiert die hohe Qualität unserer Verarbeitungsprozesse.

• Der IFS Food Standard ist ein von der GFSI (Global Food Safety Initiative) anerkannter Standard für die Auditierung von Lebensmittelherstellern. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf Lebensmittelsicherheit und der Qualität der Verfahren und Produkte. Der Standard gilt für die Verarbeiter von Lebensmitteln ebenso wie für Unternehmen, in denen unverpackte Lebensmittel verpackt werden.

Anwendungsbereich:

• Der IFS Food Standard dient der Auditierung von Lebensmittelherstellern hinsichtlich Lebensmittelsicherheit und Qualität der Verfahren und Produkte. Die Liste der Anforderungen ist in folgende Themenbereiche gegliedert:
  • Unternehmensverantwortung
  • Systeme für Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagement
  • Ressourcenmanagement
  • Herstellungsverfahren
  • Messungen, Analysen, Verbesserungen
  • Food Defense (Schutz der Lebensmittelkette vor terroristischen Akten).

Ziele:

• Einführung eines gemeinsamen Standards mit einheitlichem Bewertungssystem
• Zusammenarbeit mit akkreditierten Zertifizierungsstellen und qualifizierten, für IFS Food-Audits zugelassenen Auditoren
• Sicherstellung von Vergleichbarkeit und Transparenz innerhalb der gesamten Lieferkette
• Reduzierung von Kosten und Zeit für Lieferanten und Händler.

7. Auszeichnungen

• 2006 GOLDEN GOAL (jetzt Golden Shoe):
  • Golden Goal wird als innovativstes Produkt ausgezeichnet
• 2015 THREE SIXTY:
  • Die THREE SIXTY Media-Kampagne (One, Two, Three Sixty) erhält den goldenen Effie-Award
• 2018 LICOR 43:
  • Lebensmittel Zeitung: TOP Marke 2018 (Käuferzuwachs & Marktanteilsgewinn im Likör Segment)
  • Handelsblatt „MARKE des Jahres“: 1. Platz in der Kategorie Spirituosen (2. Baileys, 3. Amarula)
  • FIZZZ: Auszeichnung als Top-Getränk
• 2020 THREE SIXTY:
  • “German Brand Award 2020” (Product Brand of the Year und Fast Consumer Goods)
  • Handelsblatt „Produkt des Jahres 2020“ Platz 3 (Kategorie Spirituosen)
• 2021 DÉJÀ-VU:
  • Fizzz “Top Newcomer 2021”
• 2022 DÉJÀ-VU:
  • „All Beverages Award 2022“ der Lebensmittel Rundschau (Sieger in den Kategorien Aperitif und Produktdesign Flasche)

 

Marketing

1. Sortimentsportfolio

• Aufgrund einer Vielzahl von Marken in unserem Portfolio haben wir ein aktuelles Sortimentsportfolio für Sie zusammengestellt. Das Sortimentsportfolio finden Sie unter S:\Marketing\Allgemein\Sortimentsportfolio.
• Da unser Portfolio mehr als 60 Marken umfasst, legen wir unseren Fokus auf einen Teil unseres Gesamtportfolios. Die einzelnen Vertriebszweige legen unterschiedliche Fokusmarken fest. Welche Marke in welchem Vertriebszweig als Fokus bestimmt wurde, erfahren Sie in Ihrer individuellen Einarbeitung.
• Sollten Sie fragen zu jeglichen Marken haben, finden Sie unter unseren Einarbeitungspräsentationen (s. Punkt 2) viele Informationen und können sich im Notfall an den/die zuständige/n Brand Manager/in wenden. Das entsprechende Organigramm finden Sie unter folgendem Link:
  •   S:\Marketing\Allgemein\Präsentationen\Organigramm

2. Organigramm

3. Einarbeitung

• Damit Sie immer Unterlagen haben, auf die Sie bei Fragen zurückgreifen können, hält das Marketingteam Sie mit den Einarbeitungspräsentationen auf dem neusten Stand.
• Sie finden die Präsentationen unter folgendem Link:
  •   S:\Marketing\Allgemein\Präsentationen\Einarbeitung

4. PowerPoint-Master

Für alle internen und externen Präsentationen sollte grundsätzlich der aktuelle PowerPoint-Maser genutzt werden, um ein einheitliches Design zu gewährleisten. Die Master-Datei finden Sie hier: PP-Vorlage

Allgemeine Regelungen / Vereinbarungen

1. Arbeitsunfähigkeit / Krankheit

• Eine Arbeitsunfähigkeit ist dem Arbeitgeber unverzüglich telefonisch oder per E-Mail mitzuteilen.
• Bitte informieren Sie neben dem Vorgesetzten auch die Personalabteilung unter [e-mail] über ihre Arbeitsunfähigkeit.
• Eine ärztliche Bescheinigung, aus der die Arbeitsunfähigkeit ersichtlich ist, muss dem Arbeitgeber spätestens am dritten Arbeitstag durch die eAU zur Verfügung gestellt werden.

2. Arbeitsunfall

• Vorgehensweise:
  • Meldung in der Personalabteilung und beim Vorgesetzten
  • Bei Verletzungen einen Durchgangsarzt aufsuchen und den Arbeitsunfall melden
    • Zuständige Berufsgenossenschaft:  Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe

3. Arbeitszeit

1. Ausgleichstag / Wochenendarbeit

• Das Unternehmen gewährt einen Tag Ausgleich für Wochenendarbeit unter folgenden Voraussetzungen:
  • sofern am Samstag und Sonntag (jeweils mind. 6 Std./Tag) gearbeitet wird
  • sofern der Vorgesetzte vorher seine schriftliche Genehmigung erteilt hat
• Der Ausgleichstag ist wie ein Urlaubstag beim Vorgesetzten zu beantragen (bitte das auszugleichende Event vermerken).
• Die Sonntagsarbeit ist vom Vorgesetzten vorher bei der Bezirksregierung Münster zu beantragen.
• Das Formular „Antrag_Sonn-_und_Feiertagsarbeit“ befindet sich auf dem shared-Laufwerk im Ordner: S:\Allgemein\Formulare_Vorlagen\Arbeitszeit
• Wir bitten Sie um Einhaltung der geschilderten Abläufe, die Basis gesetzlicher Bestimmungen sind.

4. Urlaubsregelung

• Urlaubsanträge können bequem über die TISOWARE Zeiterfassungssoftware am Computer oder iPad ausgefüllt und versendet werden. Sie werden über den aktuellen Status des Antrages stets per Mail informiert.
• Weitere Erläuterungen mit dem Umgang des Tools finden Sie im „Tisoware Leitfaden“. Die tariflich vereinbarte Anzahl an Urlaubstagen beträgt 30 Tage.
• Für Heiligabend und Silvester ist je ein ½ Urlaubstag zu nehmen.

1. Sonderurlaub / entschädigungspflichtige Arbeitsversäumnisse

• Anspruch auf Sonderurlaub (Entgeltfortzahlung bei Arbeitsversäumnissen) besteht in folgenden Fällen:
  • bei Todesfällen des Ehegatten, des/der Lebensgefährten/in, der Kinder und Eltern sowie Schwiegereltern, soweit letztere mit dem Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft lebten bis einschließlich des Beerdigungstages, höchstens jedoch 4 Arbeitstage,
  • bei Tod der Schwiegereltern, die mit dem Arbeitnehmer nicht in häuslicher Gemeinschaft lebten, sowie bei Tod der eigenen Geschwister und Großeltern für 1 Arbeitstag,
  • beim 25- bzw. 40-jährigen Arbeitsjubiläum für jeweils 1 Arbeitstag,
  • bei eigener Eheschließung, Entbindung der Ehefrau, Eheschließung der Kinder sowie eigener silberner Hochzeit für 1 Arbeitstag,
  • bei silberner und goldener Hochzeit der Eltern und Schwiegereltern für 1 Arbeitstag,
  • bei Wohnungswechsel (ausgenommen sind möbliert Wohnende) für 1 Arbeitstag,
  • bei während der Arbeitszeit durch für den Unfall oder plötzliche Erkrankung hervorgerufene Arbeitsunfähigkeit für den Rest des Arbeitstages,
  • bei schwerer Erkrankung des mit dem Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft lebende Ehegatten, wenn die Notwendigkeit der Anwesenheit ärztlich bescheinigt wird (Das gleiche gilt für Mütter (ggf. stattdessen Väter), soweit sie Kinder bis zu 15 Jahren zu versorgen haben bis zu 3 Arbeitstagen,
  • bei Teilnahme an der Beisetzung von Angehörigen derselben Arbeitsstelle für den Personenkreis, der nach Absprache zwischen Betriebsleitung und Betriebsrat festgesetzt wird für die notwendige Zeit,
  • bei Auftreten von ansteckenden Krankheiten im Haushalt des Arbeitnehmers, sofern der Amtsarzt ein Fernbleiben von der Arbeit anordnet. Für die Dauer des angeordneten Fernbleibens, höchstens jedoch bis zu 4 Wochen.

5. Poolfahrzeuge

• Die Verfügbarkeit von Poolfahrzeugen muss bei Fr. Kirstin Maser (02522/9302-281, [e-mail]) angefragt werden.
• Vor der ersten Reise mit einem Poolfahrzeug ist der Führschein bei Fr. Maser vorzuzeigen.
• Das Poolfahrzeug ist vor einer Dienstreise durch den Fahrzeugführer auf seine Fahrtauglichkeit hin zu prüfen. Eventuelle Schäden sind unverzüglich an Fr. Maser zu berichten.
• Nach einer jeden Dienstreise mit einem Poolfahrzeug ist das zugehörige und im Poolfahrzeug vorhandene Fahrtenbuch (Datum [von-bis], Art der Reise, Fahrzeugführer, Kilometerstand, Unterschrift) auszufüllen.
• Die Poolfahrzeuge sind grundsätzlich sauber und vollgetankt zurückzugeben. Eine dem Poolfahrzeug zugehörige Tankkarte befindet sich in der Regel im Handschuhfach oder hinter der Sonnenblende auf der Fahrerseite. Die zugehörige PIN ist vierstellig (Nummernschild + vorangestellter "0")
• Das Rauchen in allen Fahrzeugen ist strengstens verboten.

6. Dienstreisen, Fahrtkosten, Reisekosten und Spesen

1. Dienstwagen / privater PKW

• Grundsätzlich sollten Dienstreisen bevorzugt mit Dienstfahrzeugen durchgeführt werden. Im Rahmen von Dienstfahrten sind vor der Nutzung des privaten PKW‘s grundsätzlich folgende Schritte zu prüfen:
  • Verfügbarkeit des Dienstwagens aus dem Fahrzeugpool bei Fr. Kirstin Maser (02522/9302-281, [e-mail]) in Erfahrung bringen. Falls ein Dienstwagen verfügbar ist, ist dieser zu nutzen.
  • Je zurückgelegtem Kilometer mit dem privaten PKW können 0,30 €/km als Kilometerpauschale über die Reisekosten abgerechnet werden.
• Private Fahrten mit dem Dienstwagen sind grundsätzlich untersagt und bedürfen in Ausnahmefällen der Genehmigung der Geschäftsleitung.

2. Reisekosten-/Spesenabrechnung

• Die im Zuge einer Dienstreise entstandenen Reisekosten und Spesen sind nach der Reise an die Buchhaltung zu übermitteln.
• Die Reisekosten werden über die Software N2F (N2F - Anmeldung) eingereicht.
• Die Reisekosten werden vom Vorgesetzten geprüft und von der Buchhaltung freigegeben.
• Die Daten werden an SAP übermittelt und werden einige Tage später von der Buchhaltung überwiesen.
• Für Fragen ist Dominik Landwehr hinzuzuziehen.
• Folgende Beiträge beschreiben den Umgang mit der Software:
• N2F- Prozessablauf in der App – Schwarze und Schlichte
• N2F- Prozessablauf im Browser – Schwarze und Schlichte

3. Auslandsreisen

• Auslandsreisen sind grundsätzlich vom Vorgesetzten zu genehmigen. Mitarbeiter der Export-Abteilung planen ihre Auslandreisen gem. der Vorlage „Reisenachweis Export“. Die Vorlage befindet sich auf dem shared-Laufwerk im Ordner:  S:\Allgemein\Formulare_Vorlagen

1. A1-Bescheinigung

• Die A1-Bescheinigung ist seit dem 01.01.2019 auch bei kurzen Dienstreisen innerhalb der EU-Staaten, nach Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz vom entsandten Mitarbeiter mitzuführen. Sie soll vor doppelter Beitragszahlung schützen.
• „Kurz“ bedeutet hier auch ein stundenweiser Aufenthalt (z.B.: Meeting, Messebesuch, Tanken).
• Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Rechtsvorschriften für die Sozialversicherung unterliegt und auch im Falle eines Unfalls in Deutschland versichert ist.
• Liegt bei einer Kontrolle die A1-Bescheinigung nicht vor, drohen empfindliche Geldstrafen und der Zutritt zu Firmen- und Messegeländen kann verweigert werden.
• Kontrollen werden zum Beispiel auch an Flughäfen durchgeführt oder die Prüfer lassen sich in Hotels Gästelisten zeigen und suchen gezielt Dienst- und Geschäftsreisende.
• Grundsätzlich ist die Krankenkasse für die Ausstellung der A1-Bescheinigung zuständig. Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern ist es die deutsche Rentenversicherung.
• Laut Auskunft der Krankenkassen benötigt die Bewilligung der A1-Bescheinigung einen Vorlauf von ca. 4 Tagen. Nach Prüfung der ausstellenden Institution sendet diese die A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument an das Personalbüro zurück. Von hier aus kann die bewilligte Bescheinigung an den Mitarbeiter ausgehändigt oder per E-Mail zur Verfügung gestellt werden.
• Vorgehensweise:          
• Sobald Ihre Dienstreise geplant und genehmigt ist, melden Sie diese bitte rechtzeitig im Personalbüro an. Sie erhalten die Bescheinigung, sobald uns die Rückmeldung der Krankenkasse vorliegt.

4. Bewirtung

• Gemäß den offiziellen Regeln der Finanzverwaltung dürfen sich Mitarbeiter untereinander NICHT bewirten. Es muss mindestens ein externer Teilnehmer dabei sein und ein geschäftlicher Zusammenhang bestehen. Der Bewirtungsbeleg muss mit den Namen der Teilnehmer sowie mit dem Grund des Anlasses versehen werden und der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.

5. Hotelübernachtung

• unter S:\Allgemein\Richtlinien\Sonstige Richtlinien\Genehmigung von Ausgaben finden Sie die Ausgabengrenze für Hotelübernachtungen 

6. Flugreisen

• Flugreisen werden über das Sekretariat gebucht (Kirstin Maser, [phone], [e-mail])

7. Visitenkarten

• Visitenkarten können bei Fr. Susanne Krampe (02522/9302-201, [e-mail]) bestellt werden.

8. IT-Ticket-System

• Im Falle einer Störung Ihrer Hard- oder Software wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung, indem Sie ein Ticket eröffnen. Schreiben Sie dazu eine E-Mail an [e-mail] mit allen für die IT-Abteilung notwendigen Informationen.
• Die IT-Abteilung wird umgehend über das Problem informiert, kümmert sich schnellstmöglich um Ihr Anliegen und wird Sie über den weiteren Verlauf bzw. Behebung in Kenntnis setzen.

9. smartINVOICE – Rechnungsfreigabe-System

• Rechnungen werden grundsätzlich eingescannt und elektronisch verarbeitet. Bitte achten Sie bei den Lieferanten darauf, dass diese die korrekte Rechnungsanschrift vorliegen haben. Alle Dokumente, die Sie per E-Mail erreichen, leiten Sie als PDF an folgende Adresse weiter: [e-mail]. Postalisch eingesandte Rechnungen werden an die Buchhaltung weitergegeben. Sie sollten täglich in Ihr smartINVOICE-Profil schauen. Rechnungen sind durch die Person zu prüfen und freizugeben, die die Beauftragung vorgenommen hat. Bei Unstimmigkeiten zu Angeboten, wenden Sie sich bitte selbstständig an den Lieferanten mit der Bitte um Korrektur. Bitte teilen Sie dem Lieferanten einen Ansprechpartner oder eine Marke zur Angabe auf der Rechnung mit.

10. Buchungsleitfaden und Freigabegrenzen

• Die Dokumente zum Buchungsleitfaden und zu den Freigabegrenzen finden Sie unter folgendem Link:
•   S:\Allgemein\Richtlinien\Sonstige Richtlinien\Genehmigung von Ausgaben

11. Hinweisgebersystem (Whistleblower-Gesetz)

Seit dem 18.12.2023 gilt für alle Unternehmen mit mind. 50 Mitarbeitern die Pflicht, ein sog. Hinweisgebersystem einzurichten, um anonym Hinweise zu einem Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens zu melden. Ziel des Gesetzes und der ihm zugrunde liegenden EU-Richtlinie ist ein besserer Schutz von Whistleblowern, also von Personen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen geben. Das Hinweisgebersystem erreichen Sie unter folgendem Link: 

Hinweisgebersystem | Schwarze und Schlichte GmbH & Co. KG (hinweisgeber-katlex.de)

12. IT-Security-Maßnahmen

Um die IT-Sicherheit im Unternehmen hoch zu halten, wurden verschiedene Maßnahmen umgesetzt, die hier näher erläutert werden:

Allgemein: Im Unternehmen setzen wir Hard- und Software der Firma Sophos ein. 

12.1 Firewall: Die Firewall ist ein zentraler Baustein in der IT-Security, da hierüber sämtlicher Netzwerktraffic stattfindet und so auch geprüft werden kann. Die Firewall regelt zudem auch den Zugriff auf Webseiten.

12.2 VPN: VPN ist die Abkürzung für Virtual Private Network und gibt dem User die Möglichkeit, einen sicheren Tunnel zum Unternehmensnetz aufzubauen, egal wo dieser sich befindet. Dies ist auch zwingend notwendig für ungesicherte WLANS z.B. in Restaurants, Wartehallen, etc.

12.3 Endpoint-Security: Auf jedem Laptop befindet sich der Sophos Endpoint Agent.

12.4 E-Mail-Sicherheit: Quarantäne und Größe der Mails. Phishing

12.5 Datenträger: Sind gesperrt, können geprüft und im Anschluss freigegeben werden.

12.6 WLAN-Sicherheit: Gäste-WLAN separat

12.7 Netzwerk-Sicherheit: Macmon und direkter Anschluss von Laptops mit LAN-Kabel

12.8 Handy-Sicherheit: Alle vom Unternehmen ausgegeben Geräte sind alle im sog. supervised Mode. Dies bedeutet, dass das Unternehmen Zugriff auf Einstellungen und eingesetzte Apps hat. Daten hingegen können nicht ausgelesen werden. Möglichkeit der Trennung von privater SIM und Firmen-SIM.

12.9 Datei-Sicherheit: xlsx und docx nutzen. Makro-Dateien rausfiltern.

12.10 Update-Management: Über die Software ACMP (grünes Puzzle-Teil in der Taskleiste) werden automatisiert Windows- und Programm-Updates installiert sowie neue Software ausgerollt. Weiterhin werden über dieses Tool auch die benötigten Schriftarten gleichmäßig auf alle Laptops verteilt, damit Präsentationen überall gleich aussehen.

Standort Oelde

1. Arbeitszeiten

Anzahl Wochenstunden

• 38 Stunde-Woche (AT ggf. abweichend)

Flexible Arbeitszeit gemäß vorgegebenem Zeitmodell

• Arbeitsbeginn:  Mo-Fr:  frühestens 07:00 Uhr
• Arbeitsende:  Mo-Fr:  spätestens 18:00 Uhr

Kernarbeitszeit

• Mo-Do:  09:30 Uhr bis 14:30 Uhr - Teilzeit nach Absprache
• Fr:  09:30 Uhr bis 12:30 Uhr - Teilzeit nach Absprache

2. Pausen

Frühstück 

• Mo-Fr:  09:00 Uhr   bis   09:15 Uhr (15 Min.)

Mittagspause

• Mo-Fr:  zwischen 12:00 Uhr und 14:00 Uhr (30 Min.)

Sollte keine Frühstückspause in Anspruch genommen werden, kann die Mittagspause um 15 Min. auf dann 45 Min. verlängert werden.

• Unbezahlte Pflichtpause pro Tag für alle Mitarbeiter: 45 Minuten bei Vollzeitbeschäftigung
• Für Jugendliche unter 18 Jahren und Praktikanten gilt eine Mittagspause von 45 Minuten und eine Frühstückspause von 15 Minuten.
• Verlängerte Pausen (> 45 Min.) sind zwingend durch Buchung am Terminal zu dokumentieren (Ausstempeln).

3. Überstundenregelung

  Abgleiten in Abstimmung mit dem Vorgesetzten und den direkten Kolleginnen und Kollegen.

4. Getränke und Speisen

1. Getränke

• Heißgetränke:
  • kostenlos
• Kaltgetränke:
  • Wasser (kostenlos)
  • Soda Libre (kostenlos)
  • Softdrinks (Cola, Fanta, Sprite, Fuze Tea, Apfelschorle, etc.)
    • 0,33 L Glas-Flasche  0,60 €
    • 0,40 L PET-Flasche  0,90 €
    • 0,50 L PET-Flasche  0,90 €

→ 20% der Getränkeeinnahmen fließen in die Freud- und Leidkasse!

2. Speisen

• Aus hygienischen Gründen sind warme Speisen grundsätzlich im dafür vorgesehenen Aufenthaltsraum im 2. OG einzunehmen.
•   Zum Aufwärmen von mitgebrachten Speisen stehen Mikrowellen zur Verfügung. Benutztes   Geschirr/Gläser sind eigenständig in die entsprechenden Spülmaschinen einzuräumen oder per Hand zu spülen.

3. Mittagstisch

In der Umgebung bieten diverse Restaurants/Bäckereien/Metzgereien einen Mittagstisch an.

• Brauhaus (am Marktplatz)
• Diverse Pizzerien (Roma, Mama Mia, etc.)
• Kantine im Marienhospital
• Edeka Junkerkalefeld (am Bahnhof)
• Kochwerkstatt (Burger und Wurst)
• Marktkauf Oelde (an der Autobahn A2)
• Metzgerei Schäfermeier (am Marktplatz)
• Pott’s Brau- und Backhaus (an der Autobahn A2)
• Pott’s Imbiss (an der Autobahn A2)
• ASIA WOK (Warendorfer Straße)

4. Wochenmarkt Oelde

Jeden Dienstag und Freitag in der Zeit von 7:00 Uhr bis 13:00 Uhr befindet sich auf dem Marktplatz in Oelde der Wochenmarkt.

5. Parkplätze

1. Diese Parkplätze sind an Dienstwagenfahrer fest vergeben.
2. Die Mitarbeiterparkplätze befinden sich hinter dem Firmengebäude auf dem Schotterparkplatz in der Gerichtsstraße (Einfahrt Polizei).
3. Die Parkplätze im Hofinneren sind zum Teil an Mieter gepachteter Büros vergeben.
4. Die Parkflächen an der Paulsburg vor der Brennerei sind für Besucherinnen und Besucher reserviert.
5. Die Parkplätze sind u.a. für die VHS Oelde, die Praxis Dr. Jana Leidinger, die Praxis Christian Winter und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Schwarze.

6. Konferenzräume

Am Standort Oelde befinden sich zwei Konferenzräume:

• Konferenzraum Oelde oben (2. OG gegenüber den Büros der Geschäftsführung)
• Konferenzraum Anno 1664 (1. OG oberhalb der Barschule)
• Interne Termine – Ausweichmöglichkeiten:
  • Labor
  • Flexbüro

Alle Konferenzräume sind über den Outlook-Kalender einsehbar und buchbar.

Die Herrichtung (Bereitstellen von Getränken, etc.) vor Terminen und das Aufräumen nach Terminen der Konferenzräume ist vom jeweiligen Organisator durchzuführen. Insbesondere wenn am Nachmittag noch Termine in den Räumen geplant sind.

Benutztes Geschirr, Gläser, Getränkeflaschen, etc. sind vom Organisator in die Küchen zu bringen.

7. Rauchen

Das Rauchen jeglicher Zigarettenarten (Filterzigaretten, E-Zigaretten, Zigarren, Zigarillos, etc.) innerhalb des Gebäudes ist strengstens untersagt.

Am hinteren Ein-/Ausgang des Parkplatzes an der Gerichtsstraße (siehe Punkt 6 Bereich 1) befindet sich ein an der Wand angebrachter Aschenbecher.

8. Reinigung

Die tägliche Reinigung der Büros erfolgt in den folgenden Zeiten:

• Mo-Do: 16:00 Uhr – 19:00 Uhr
• Fr: 14:00 Uhr – 18:00 Uhr

Wenn sich im Laufe des Tages bereits grobe Verschmutzungen ergeben (z.B. Verschütten von Heißgetränken beim Transport, etc.), so gebietet es die Sorgfalt, diese direkt zu entfernen und nicht bis zur abendlichen Reinigung zu warten!

Benutztes Geschirr ist unverzüglich in die dafür vorhandenen Geschirrspüler in den Küchen einzuräumen und nicht auf die Ablage der Spüle zu hinterlassen.

9. Betriebssicherheit / Erste Hilfe

1. Abschluss Firmengelände / -gebäude nach Dienstschluss

Um die Betriebssicherheit bestmöglich garantieren zu können, ist jede/r Mitarbeiter/in dazu angewiesen das Firmengelände /-gebäude nach Dienstschluss abzuschließen. Folgende Türen und Tore sind abzuschließen:

• die Tür zum hinteren Parkplatz (neben dem Hauslager) sowie das Rolltor
• die vordere Eingangstür (Barschule) sowie die Neben-Eingangstür und die Rolltore
• die abschließbaren Tore im Innenhof
• das elektrische Tor am hinteren Parkplatz muss verschlossen werden
• die Etagentüren im Treppenhaus (Garage-Treppenhaus / 1. OG - Treppenhaus / 2. OG –   Treppenhaus
• die Etagentüren hinteres Treppenhaus (1. OG Büro Poppe/Mewes / Labor und 2. OG / Innendienst   müssen lediglich geschlossen, jedoch nicht abgeschlossen sein, da Fluchttüren)

Das elektrische Tor am Parkplatz hinten kann mit Ihrem Schlüssel bedient werden. Sie müssen den Schlüssel bis zur vollständigen Schließung/Öffnung des Tores auf „ZU“ oder „AUF“ drehen.

Zur Orientierung nutzen Sie gerne den Plan unter Punkt 1 (Parkplätze).

2. AED (Automatisierter externer Defibrillator)

Für Notfälle (z.B. plötzlich auftretendem Kammerflimmern) befindet sich im Post-/Kopierraum (1. OG) ein Defibrillator (AED), für die gezielte Abgabe von Stromimpulsen falls diese erforderlich sind/werden.

Entsprechende Unterweisungen finden in einem regelmäßigen Turnus statt.

3. Erste Hilfe Verbandskästen

Erste Hilfe Verbandskästen befinden sich im Post-/Kopierraum (1. OG), sowie im Hauslager (EG), im Anno 1664 und im Aufenthaltsraum.

Entsprechende Verbandsbücher, zur Dokumentation für die Berufsgenossenschaft, befinden sich ebenfalls in den jeweiligen Erste Hilfe Kästen.

10. Freud- und Leidkasse

Einnahmen

•   Die Einnahmen der Freud- und Leidkasse setzen sich im Wesentlichen aus den folgenden Quellen zusammen:
  • 20% aus den Getränkeeinnahmen der Kalt- und Heißgetränke
  • Verkauf von IT-Inventar an Mitarbeiter (nach vorheriger Rücksprache und Freigabe der Geschäftsführung)

Ausgaben

Zur Entnahme aus der Freud- und Leidkasse wurden die nachfolgend aufgeführten Anlässe vorgesehen (Stand 01.01.2002):

• Geburtstag
  • 50. Geburtstag 50 €
  • 60. Geburtstag 50 €
• Betriebsjubiläum
  • 20 Jahre 100 €
  • 25 Jahre 25 €
  • 30 Jahre 125 €
  • 35 Jahre 50 €
  • 40 Jahre 150 € + Feier
• Sonstiges
  • Hochzeit 75 €
  • Silberhochzeit 75 €
  • Renteneintritt 50 €
• Krankheitsfall
  • Besuch im Krankenhaus (bei min. 8-tägigem Aufenthalt) 25 €
  • Folgebesuche 15 €
• Sterbefall
  • Tod von Mitarbeiter/-innen 100 €

Die vorgenannten Beträge werden freiwillig gezahlt und sind abhängig von der jeweiligen wirtschaftlichen Situation der Freud- und Leidkasse.

Änderungen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrates.

11. Ansprechpartner

Betriebsratsvorsitzender Oelde:

Fr. Claudia Gottwald, 02522/9302-223, [e-mail]

Betriebsratsmitglieder Oelde:

Fr. Fabienne Poppe (Vertriebsinnendienst Gastro), 02522/9302-248, [e-mail]

Fr. Carolina Kirste (Bezirksleiterin LEH), 0160/4785256, [e-mail]

Fr. Melanie Gartig (Bezirksleiterin LEH), 0175/2924078, [e-mail]

Fr. Janine Scheible (Bezirksleiterin Gastro), 0175/2932781, [e-mail]

Ersthelfer Oelde:

Fr. Claudia Gottwald (Vertriebsinnendienst), 02522/9302-223, [e-mail]

Fr. Kirstin Maser (Sekretariat GF), 02522/9302-229, [e-mail]

Hausmeister (externer Dienstleister):

Harry‘s Dienste → Beauftragung und Koordination erfolgt ausschließlich über Fr. Kirstin Maser

Brandschutzbeauftragter Oelde (bestellt bis zum 31.12.2027):

Hr. Oliver Wiedmeyer, Fa. ProSafeCon, Tel.: [phone], Mail: [e-mail]

Standort Rinteln

1. Arbeitszeiten Rinteln

Gilt für alle tariflich angestellten Mitarbeiter.

Anzahl Wochenstunden

• 38 Stunde für tarifliche Angestellte, AT abweichend

Arbeitsbeginn (in Arbeitskleidung): 

• Mo-Fr:  07:00 Uhr

Arbeitsende (in Arbeitskleidung):

• Mo-Do:  spätestens 15.30 Uhr
• Fr:  spätestens 13.00 Uhr

Gleitzeit:

• Sofern vertraglich nicht anders vereinbart gibt es keine Gleitzeit

Standort Stempeluhr:

• Auf dem Flur zu den Sozialräumen

2. Pausen

Frühstück 

• Mo-Fr  ab 08:30 Uhr (15 Min. bezahlt)

Mittagspause

• Mo-Do:  zwischen 11:30 Uhr und 13:00 Uhr (30 Min. unbezahlt)
• Fr:  entfällt

Nachmittags-Kurzpause

• Mo-Do:  ab 13:30 Uhr (10 Min. bezahlt)
• Fr:  entfällt

3. Kantine

4. Getränke

5. Berufskleidung

• In Arbeits- und Hygienebereichen ist die vom AG zur Verfügung gestellte Arbeitskleidung zu tragen. Sicherheitsschuhe, Hose, ggf. Kittel oder Jacke. In Hygiene und Produktionsbereichen ist zusätzlich eine Einmalhaube zu tragen, die das Haar vollständig bedeckt. Das Verlassen des Werksgeländes ist in Arbeitskleidung nicht gestattet.
• Umziehzeit = Arbeitszeit (14 min auf Ü-Std.-Konto je Arbeitstag)

6. Ansprechpartner

Werksleitung Rinteln:

Hr. Stefan Rühl, 05751/9663-32, [e-mail]

Betriebsratsvorsitzender Rinteln:

Fr. Annette Heger- Grenningloh (Einkauf), 05751/9663-38,  [e-mail]

Betriebsratsmitglieder Rinteln:

Hr. Christian Koch (Produktentwicklung), 05751/9663-11,[e-mail]

Hr. Mike-Uwe Uhlig (Abfüllung), 05751/9663-68, [e-mail]

Ersthelfer Rinteln:

Hr. Daniel Bölsing (Herstellung), 05751/9663-31, [e-mail]

Hr. Martin Lingnau (Leitung Herstellung), 05751/9663-40, [e-mail]

Hr. Christian Ross (Technik), 05751/9663-17, [e-mail]

Hr. Olaf Paulmann (Leitung Abfüllung), 05751/9663-24, [e-mail]

Hr. Mike-Uwe Uhlig (Abfüllung), 05751/9663-24,  [e-mail]

Außendienst

1. Allgemeine Regelungen

Arbeitssicherheit

• Unser Unternehmen ist verpflichtet, jährlich alle Dienstwagenfahrer hinsichtlich der Arbeitssicherheit zu unterweisen. Zu diesem Zweck haben wir das entsprechende System „LapID“ eingestellt. Die App zur Überprüfung der Gültigkeit Ihres Führerscheins und zur Durchführung der Fahrerunterweisung finden Sie auf Ihrem Diensthandy. Entsprechende Prüfungen finden alle sechs Monate statt.

2. Dienstfahrzeuge

Im Schadensfall, unabhängig von der Schuldfrage, rufen Sie bitte zur Dokumentation die Polizei. Anschließend informieren Sie Frau Maser und klären die weitere Vorgehensweise. Das Schadenformular für die versicherungstechnische Abwicklung stellt Frau Maser Ihnen zur Verfügung.

Beachten Sie bitte bei Ihrer Teilnahme am Straßenverkehr mit Ihrem Dienst-PKW, dass unsere Marke auf Ihrem Fahrzeug steht und die anderen Verkehrsteilnehmer Ihren Fahrstil mit unserer Marke in Verbindung bringen. Weiterhin achten Sie bitte darauf, Sie sich an die STVO zu halten, um evtl. Fahrverbote zu vermeiden, denn Sie sind auf den Führerschein angewiesen, um Ihre Tätigkeit auszuüben.

Die gültige Fahrerlaubnis wird regelmäßig über LapID kontrolliert. Bei Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Vorgesetzten und Frau Maser.

Achtung:

Im Fall eines Führerscheinentzugs sind Sie verpflichtet, dies unverzüglich Ihrem Vorgesetzten mitzuteilen.

Benefits / Freiwillige Aufwendungen / Sozialleistungen

1. Jobrad – Dienstfahrrad

• In Kooperation mit dem Anbieter „Jobrad“ besteht für alle Mitarbeiter/-innen der Firmengruppe Schwarze die Möglichkeit Ihr Wunschrad über den Arbeitgeber zu beziehen und damit kostengünstig mobil zu sein – auf dem Weg zur Arbeit und in der Freizeit.
• Sie zahlen Ihr Wunschrad bequem über Ihre monatliche Gehaltsabrechnung als sog. Gehaltsumwandlung und sparen dabei gleichzeitig Geld – inklusive steuerlicher Vorteile. Dank einer neuen Steuerregelung gilt das Dienstwagenprivileg (1 %-Regel) nun in ähnlicher Weise auch für Fahrräder und E-Bikes. Seit dem 01.01.2020 werden Fahrräder und E-Bikes nur mit 0,25% versteuert.
• Wenn Sie an einem neuen Fahrrad interessiert sind, holen Sie sich ein Angebot von einem teilnehmenden Fachhändler (siehe https://www.jobrad.org/fachhaendler-suchmaschine) und tragen das Angebot (nach vorheriger Registrierung) ins „MeinJobRad-Portal“ ein. Sobald der Antrag freigegeben wurde, können Sie sich Ihr Wunschrad bei Ihrem Fachhändler abholen.
• Über den folgenden Link gelangen Sie auf das „MeinJobRad-Portal“ und erhalten alle relevanten Informationen:
  • https://portal.jobrad.org/schwarzeundschlichtemarkenvertriebgmbhcokg/8AvkTGpEVE
• Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung im Detail?
• Bei der Antragsstellung im „MeinJobRad-Portal“ errechnet die Leasinggesellschaft die zu zahlende Leasingrate für das Wunschrad.
• Die Gehaltsumwandlung bewirkt nun, dass der errechnete Leasingbetrag vom Bruttolohn abgezogen wird, da der Arbeitgeber die Leasingrate übernimmt.
• Einen entsprechenden Vorteilsrechner finden Sie unter folgendem Link:
  • https://www.jobrad.org/vorteilsrechner

2. Mitarbeiterangebote – Corporate Benefits

Was sind Vergünstigungen?

Namenhafte Anbieter stellen Ihnen ihre Produkte und Dienstleistungen zu Sonderkonditionen zur Verfügung. Der Vorteil für Sie – Sie kommen in den Genuss deutlicher Nachlässe und exklusiver Leistungen. Die Nutzung der Plattform ist selbstverständlich kostenfrei.

Wie greife ich auf die Vergünstigungen zu?

Unter https://schwarze-schlichte.mitarbeiterangebote.de ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Bitte geben Sie hierzu Ihre Firmen E-Mail-Adresse und ein freigewähltes Passwort ein.

Sofern Sie nicht über eine Firmen E-Mail-Adresse verfügen, nutzen Sie bitte die alternative Registrierung und geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse, den Registrierungscode: SCHWARZE&SCHLICHTE1664 sowie ein freigewähltes Passwort ein.

Um Ihr Login freizuschalten, geben Sie bitte Ihren 8-stelligen Aktivierungscode, den Sie auf Ihre angegebene E-Mail-Adresse erhalten haben, ein.

Bei Problemen mit der Registrierung können Sie sich auf der Registrierungsseite unter

„KONTAKT BEI PROBLEMEN MIT DER REGISTRIERUNG“ an den Support wenden.

Wie greife ich von meinem PC auf die Angebote zu?

Auf die Vergünstigungen können Sie jederzeit von jedem internetfähigen PC aus zugreifen. Geben Sie dazu bitte https://schwarze-schlichte.mitarbeiterangebote.de in Ihren Browser ein und loggen sich mit Ihrer bei der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse und Passwort ein. Das Stöbern der Angebote während der Arbeitszeit wird nicht geduldet!

In welchem Rhythmus kommen neue Angebote hinzu?

Das Portfolio an attraktiven Angeboten wird monatlich um neue Anbieter und Angebote erweitert. Auf Wunsch informieren wir Sie in unserem Newsletter regelmäßig über die neuen Produkte und Dienstleistungen. Er erscheint im Monatsrhythmus und Sie können ihn auf der Präsentationsplattform abonnieren.

3. Sonderzulagen und Präsente

1. Jahressonderzulagen

• Weihnachtsgeld
  • 13. Monatsgehalt (100% eines tariflichen Monatseinkommens; Voraussetzung: man muss am 01.12. noch im Arbeitsverhältnis stehen; AT ggf. abweichend)
• Urlaubsgeld
  • 460,20 € (15,34€/Urlaubstag – ausgenommen Auszubildende; AT) 

 2. Arbeitsjubiläen

• 10-jährige BZG 325 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 25-jährige BZG 600 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 30-jährige BZG 600 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 35-jährige BZG 600 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 40-jährige BZG 600 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 45-jährige BZG 600 € + 2 Flaschen nach Wahl + Blumen

•  

3. Verabschiedung/Ruhestand

• 2 Flaschen nach Wahl + Blumen + Geschenk/Gutschein im Wert von 100 €

4. Geburtstage

Mitarbeiter

• 30 Jahre: 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 40 Jahre: 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 50 Jahre: 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 60 Jahre: 2 Flaschen nach Wahl + Blumen
• 65 Jahre: 2 Flaschen nach Wahl + Blumen

5. Sonstige Anlässe

• Geburt eines Kindes 2 Flaschen nach Wahl + Blumen (25 €)
• Hochzeit Mitarbeiter 2 Flaschen nach Wahl + Geschenk (50 €)
• Todesfall Mitarbeiter/Kind Gutschein 100 €
• Todesfall Partner Gutschein 100 €
• Todesfall Eltern des Mitarbeiters Gutschein 50 €

Sonstige Ansprechpartner

Ausbildungsbeauftragter:

Fr. Kirstin Maser (Assistentin der Geschäftsführung), 02522/9302-281, [e-mail]

Brandschutzbeauftragter:

Hr. Oliver Wiedmeyer, Fa. ProSafeCon, Tel.: [phone], Mail: [e-mail]

Fachkraft für Arbeitssicherheit:

Hr. Christian Ross (Technik), 05751/9663-17, [e-mail]

Personal:

Fr. Claudia Adler-Schnier (Leitung Buchhaltung), 02522/9302-279, [e-mail]

Fr. Kirstin Maser (Assistentin der Geschäftsführung), 02522/9302-281, [e-mail]